“Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia”.

Bengt Kallöf y Svante Östblom

 

Claramente, la cita hace referencia a un benchmarking competitivo, pero hay diversos tipos de estudios de benchmarking, de acuerdo a los parámetros que necesite evaluar una organización en un momento determinado y con una utilidad concreta. 

En una primera clasificación, los benchmarkings pueden dividirse en competitivos, funcionales o internos, según si lo que se compara es la empresa con otras o se compararán estamentos propios.

Pero en todos los casos, es un proceso exhaustivo de medición que apunta a ganar eficiencia y competitividad.

En un benchmarking se miden todas las categorías o variables que pongan en evidencia cuáles son las mejores prácticas, productos o procesos de trabajo. Esto implica tomar muestras de un universo comparable. En una empresa, se puede medir por ejemplo:

• La calidad: el valor de los productos para el cliente sobre el costo de producción.
• La productividad: recursos de entrada, volumen de producción, etc.
• El tiempo: velocidad en los flujos de venta, administración, producción y distribución, entre otros indicadores.

Por decirlo en sólo una línea: gana un conocimiento en detalle del comportamiento de sus variables visualizándolas comparativamente.

Al tener la información integral del funcionamiento de cada área comparada, un gerente puede saber qué procesos debe mejorar y adónde dirigir sus recursos o energía.

El benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje. También es una estrategia de negocios que ayuda a tener un desempeño que imite los estándares más altos. Y además es un desafío, porque para cualquier organización significa ponerse a prueba, ya que implica contrastar las acciones internas para poner el foco sobre las que dan los mejores resultados.

Gracias a la tecnología de Data Spa y Data Analytics, Visionaris lleva adelante cada etapa del proceso. Estas son:

• Planificación

Para planificar la investigación que se va realizar, Visionaris trabaja con la organización a fin de responder estas tres preguntas:

-¿Qué se va a medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar relacionado con el área o problema que se quiera mejorar. De allí saldrán los primeros indicadores.

-¿Dónde se va a realizar la medición? Se definirá si es en la propia empresa, en cada sucursal, en otras empresas del mismo sector.

-¿Cómo se hará? Se creará un equipo de trabajo interdisciplinario para que sea responsable de la organización y la dirección del mismo.

• Recolección de datos

La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking ya que estos datos de la muestra seleccionada serán el cimiento de todo el estudio. Se puede obtener datos de diferentes fuentes: internas, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras.

Visionaris Data Spa es clave para esta etapa, ya que mediante la conexión a distintas fuentes puede tomar los datos necesarios. Además Visionaris creó una nueva modalidad de recepción de los datos a través de formularios interactivos, elaborados a medida de la organización que solicita el estudio.

• Análisis de datos

Una vez que se cuenta con los datos necesarios, Visionaris comienza a analizar los elementos que causan las diferencias entre las entidades que forman parte del estudio para poder identificar las oportunidades de mejora.

El servicio de Benchmarking que ofrece Visionaris muestra información comparativa y de alto impacto visual en tableros interactivos, donde aparecerán en una escala de semaforización todos los valores y las entidades participantes con su respectivo posicionamiento.

• Presentación y Comunicación

La comunicación de los resultados debe incluir a cada participante del estudio. Se debe dar apertura a la información analizada para que cada área sepa en qué nivel está y adónde dirigir sus esfuerzos.  En esta comunicación debe asegurarse la correcta interpretación de los indicadores. También es importante contar con herramientas de presentación apropiadas que les permitan a los participantes interactuar con los resultados.

• Acciones a implementar

Y cuando ya puede visualizarse la magnitud de las diferencias entre las entidades estudiadas, es el momento de proponer las mejoras que se deberán implementar, siempre se seleccionarán aquellas mejoras que por tamaño, recursos e infraestructura sean viables de llevar a cabo por la empresa.

Porque una vez obtenidos los resultados se pueden:

1- Identificar patrones o modelos.

2- Conocer en detalle el comportamiento de las áreas que componen la organización. Y así entender el funcionamiento de la red y de sus participantes.

3- Identificar procesos para mejorarlos. A partir de allí, se podrán establecer estándares de calidad elevados para redirigir hacia ellos los recursos y esfuerzos.